1. Administrator danych osobowych
Administratorem danych osobowych użytkowników serwisu PolandVenue (dalej: „Serwis”) jest PolandVenue, prowadzący profesjonalny serwis samochodowy na terenie Rzeczypospolitej Polskiej (dalej: „Administrator”).
Z Administratorem można skontaktować się w szczególności:
- listownie – na adres siedziby Administratora,
- mailowo – na adres: [email protected],
- telefonicznie – pod numerem wskazanym na stronie /contact-us/.
Administrator przetwarza dane osobowe zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa, w tym w szczególności z rozporządzeniem Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (RODO) oraz ustawą z dnia 10 maja 2018 r. o ochronie danych osobowych.
2. Zakres i cele zbierania danych
Korzystanie z Serwisu może wiązać się z podaniem danych osobowych przez użytkownika. Administrator przetwarza wyłącznie dane niezbędne do realizacji konkretnych, jasno określonych celów, z poszanowaniem zasady minimalizacji danych.
2.1. Zakres przetwarzanych danych
W zależności od sposobu korzystania z Serwisu i wykorzystywanych funkcjonalności, Administrator może przetwarzać następujące kategorie danych osobowych:
- identyfikacyjne: imię, nazwisko, nazwa firmy (jeżeli dotyczy),
- kontaktowe: numer telefonu, adres e-mail, dane adresowe (np. w celu wystawienia faktury),
- dane dotyczące pojazdu: marka, model, rok produkcji, numer rejestracyjny, opis usterki,
- dane związane z rezerwacją wizyty: preferowana data i godzina, wybrane usługi serwisowe,
- dane dotyczące płatności i rozliczeń – w zakresie niezbędnym do realizacji obowiązków podatkowych i księgowych,
- dane techniczne i eksploatacyjne: adres IP, identyfikatory urządzeń, dane dotyczące przeglądarki, logi serwera, informacje o aktywności w Serwisie,
- dane przekazane dobrowolnie w treści formularzy, zapytań, opinii lub recenzji.
2.2. Cele przetwarzania danych
Dane osobowe są zbierane i przetwarzane w szczególności w następujących celach:
- Realizacja usług serwisowych – przyjmowanie i obsługa rezerwacji wizyt w serwisie samochodowym za pośrednictwem strony /booking/ oraz innych formularzy kontaktowych.
- Obsługa zapytań i komunikacja – udzielanie odpowiedzi na zapytania dotyczące oferty, cen, dostępnych terminów, usług specjalistycznych (np. poprzez stronę /services/ oraz /contact-us/).
- Przedstawienie oferty i doradztwo – przygotowanie spersonalizowanej oferty usług serwisowych, w tym w oparciu o informacje o pojeździe i historii napraw.
- Realizacja umów i rozliczenia – świadczenie usług, wystawianie dokumentów księgowych, obsługa reklamacji i roszczeń.
- Budowanie zaufania i reputacji – prezentowanie opinii i recenzji klientów na stronie /reviews/, przy czym publikacja treści opinii następuje wyłącznie za zgodą użytkownika i na podstawie odrębnie przekazanych informacji.
- Udoskonalanie Serwisu – analiza statystyczna sposobu korzystania ze strony, optymalizacja działania, dopasowanie treści i funkcjonalności do potrzeb użytkowników, zapewnienie bezpieczeństwa technicznego.
- Marketing bezpośredni – informowanie o aktualnych promocjach, nowych usługach, zmianach w ofercie serwisu samochodowego, o ile użytkownik udzielił na to stosownej zgody lub istnieje inna podstawa prawna.
- Realizacja obowiązków prawnych – wywiązanie się z obowiązków wynikających z przepisów podatkowych, księgowych, konsumenckich oraz innych bezwzględnie obowiązujących przepisów prawa.
3. Podstawy prawne przetwarzania danych
Administrator przetwarza dane osobowe użytkowników wyłącznie wtedy, gdy spełniona jest co najmniej jedna z przesłanek określonych w art. 6 ust. 1 RODO. W zależności od okoliczności przetwarzanie danych może odbywać się na podstawie:
- zgody użytkownika (art. 6 ust. 1 lit. a RODO) – w szczególności w celu przesyłania informacji marketingowych drogą elektroniczną, kontaktu telefonicznego w celach marketingowych, zapisu do newslettera (jeśli jest dostępny) oraz w przypadku dobrowolnego wyrażenia zgody na publikację opinii w Serwisie;
- niezbędności do wykonania umowy lub podjęcia działań na żądanie osoby, której dane dotyczą (art. 6 ust. 1 lit. b RODO) – dotyczy to m.in. realizacji rezerwacji wizyty serwisowej, przygotowania wyceny, wykonania usług, obsługi zgłoszeń gwarancyjnych i reklamacyjnych;
- obowiązku prawnego ciążącego na Administratorze (art. 6 ust. 1 lit. c RODO) – np. obowiązki z zakresu prawa podatkowego, rachunkowości, archiwizacji dokumentów;
-
prawnie uzasadnionego interesu Administratora (art. 6 ust. 1 lit. f RODO) – w tym
w szczególności w celu:
- dochodzenia lub obrony przed ewentualnymi roszczeniami,
- zapewnienia bezpieczeństwa teleinformatycznego Serwisu,
- prowadzenia analiz statystycznych, badań satysfakcji i jakości świadczonych usług,
- marketingu bezpośredniego własnych usług (w zakresie niewymagającym odrębnej zgody).
W przypadkach, w których podstawą przetwarzania danych jest zgoda, użytkownik ma prawo w każdej chwili ją wycofać, bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania, którego dokonano na podstawie zgody przed jej cofnięciem.
4. Udostępnianie danych podmiotom trzecim
Dane osobowe użytkowników mogą być przekazywane podmiotom trzecim wyłącznie w zakresie niezbędnym do realizacji wskazanych w niniejszej Polityce celów oraz z zachowaniem odpowiednich zabezpieczeń przewidzianych w przepisach o ochronie danych osobowych.
Administrator może udostępniać dane następującym kategoriom odbiorców:
- podmiotom świadczącym usługi IT – w tym dostawcom hostingu, dostawcom systemów rezerwacji online, narzędzi komunikacji elektronicznej, systemów CRM oraz rozwiązań analitycznych, których infrastruktura umożliwia obsługę Serwisu i formularzy dostępnych m.in. na stronach /booking/, /contact-us/ oraz /services/;
- podmiotom współpracującym – np. warsztatom partnerskim, specjalistycznym dostawcom usług naprawczych lub diagnostycznych, dostawcom części zamiennych, jeżeli przekazanie danych jest konieczne do realizacji konkretnej usługi serwisowej;
- biurom rachunkowym, doradcom prawnym i podatkowym – w zakresie niezbędnym do realizacji obowiązków prawnych Administratora;
- operatorom płatności i instytucjom finansowym – w zakresie związanym z obsługą płatności i rozliczeń (o ile płatności są realizowane za pośrednictwem zewnętrznych operatorów);
- organom publicznym – uprawnionym do otrzymania danych na podstawie bezwzględnie obowiązujących przepisów prawa (np. sądy, organy ścigania, organy administracji publicznej).
Wszystkie podmioty przetwarzające dane osobowe w imieniu Administratora (podmioty przetwarzające) działają na podstawie stosownych umów powierzenia przetwarzania danych osobowych i są zobowiązane do zachowania poufności oraz stosowania odpowiednich środków bezpieczeństwa.
Co do zasady dane osobowe nie są przekazywane do państw trzecich (poza Europejski Obszar Gospodarczy). Jeśli w wyjątkowych przypadkach takie przekazanie miałoby nastąpić, Administrator zapewni zastosowanie odpowiednich zabezpieczeń, zgodnie z rozdziałem V RODO, w szczególności poprzez stosowanie standardowych klauzul umownych lub przekazywanie danych do państw, w stosunku do których Komisja Europejska wydała decyzję stwierdzającą odpowiedni stopień ochrony.
5. Czas przechowywania danych
Dane osobowe są przechowywane przez okres niezbędny do realizacji wskazanych celów przetwarzania lub do momentu wygaśnięcia obowiązku ich przechowywania wynikającego z przepisów prawa. Okresy przechowywania danych są określane w oparciu o następujące kryteria:
- dane przetwarzane w celu realizacji usług serwisowych i umów – przez czas trwania umowy oraz przez okres przedawnienia ewentualnych roszczeń wynikających z przepisów prawa cywilnego;
- dane związane z rozliczeniami księgowymi i podatkowymi – przez czas wymagany przez przepisy prawa podatkowego i rachunkowego (co do zasady 5 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym powstał obowiązek podatkowy);
- dane przetwarzane na podstawie zgody – do momentu wycofania zgody lub osiągnięcia celu, dla którego zgoda została wyrażona (np. zakończenia wysyłki informacji marketingowych);
- dane przetwarzane w celu marketingu bezpośredniego oraz w ramach prawnie uzasadnionego interesu Administratora – do czasu wniesienia skutecznego sprzeciwu przez osobę, której dane dotyczą;
- dane zawarte w logach systemowych i technicznych – przez czas niezbędny do zapewnienia bezpieczeństwa i stabilności Serwisu, zwykle nie dłużej niż 12 miesięcy, chyba że dłuższe przechowywanie będzie niezbędne z uwagi na ochronę przed roszczeniami lub realizację obowiązków prawnych.
Po upływie odpowiednich okresów dane są usuwane lub anonimizowane w sposób uniemożliwiający identyfikację osoby, której dotyczyły.
6. Prawa użytkowników
Zgodnie z RODO każdej osobie, której dane są przetwarzane przez Administratora, przysługują określone prawa związane z ich ochroną. W celu realizacji poniższych praw użytkownik może skontaktować się z Administratorem, korzystając z danych wskazanych w sekcji „Dane kontaktowe w sprawach prywatności”.
6.1. Prawo dostępu do danych
Użytkownik ma prawo uzyskać informację, czy Administrator przetwarza jego dane osobowe, a jeśli tak – ma prawo do dostępu do tych danych oraz otrzymania kopii danych wraz z informacjami m.in. o celach, kategoriach danych, odbiorcach oraz planowanym okresie przechowywania.
6.2. Prawo do sprostowania danych
Użytkownik ma prawo żądać sprostowania dotyczących go danych osobowych, które są nieprawidłowe, a także uzupełnienia danych niekompletnych.
6.3. Prawo do usunięcia danych ("prawo do bycia zapomnianym")
Użytkownik ma prawo żądać usunięcia swoich danych osobowych, w szczególności gdy dane nie są już niezbędne do celów, w których zostały zebrane, gdy cofnięto zgodę stanowiącą podstawę przetwarzania lub gdy wniesiono skuteczny sprzeciw wobec przetwarzania. Prawo to może być ograniczone w przypadku, gdy dalsze przetwarzanie jest niezbędne do wywiązania się z obowiązku prawnego lub do ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń.
6.4. Prawo do ograniczenia przetwarzania
Użytkownik ma prawo żądać ograniczenia przetwarzania swoich danych, np. na czas weryfikacji poprawności danych lub rozpatrywania sprzeciwu wobec przetwarzania.
6.5. Prawo do przenoszenia danych
W przypadku gdy dane są przetwarzane na podstawie zgody lub umowy oraz w sposób zautomatyzowany, użytkownik ma prawo otrzymać swoje dane w ustrukturyzowanym, powszechnie używanym formacie nadającym się do odczytu maszynowego oraz przenieść je do innego administratora, a także – jeśli jest to technicznie możliwe – żądać bezpośredniego przesłania danych między administratorami.
6.6. Prawo sprzeciwu
Użytkownik ma prawo wnieść sprzeciw wobec przetwarzania jego danych osobowych opartego na prawnie uzasadnionym interesie Administratora, w tym wobec profilowania, jeżeli szczególna sytuacja użytkownika uzasadnia zaprzestanie takiego przetwarzania. W przypadku przetwarzania danych na potrzeby marketingu bezpośredniego sprzeciw jest skuteczny zawsze i nie wymaga uzasadnienia.
6.7. Prawo do wycofania zgody
Jeśli przetwarzanie danych odbywa się na podstawie zgody użytkownika, ma on prawo w każdym czasie cofnąć zgodę, bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania, którego dokonano przed jej wycofaniem.
6.8. Prawo do wniesienia skargi do organu nadzorczego
Osoba, której dane dotyczą, ma prawo wnieść skargę do organu nadzorczego właściwego do ochrony danych osobowych – w Polsce jest to Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych, z siedzibą w Warszawie. Aktualne dane kontaktowe PUODO dostępne są na stronie: https://uodo.gov.pl.
8. Zabezpieczenia danych
Administrator dokłada należytych starań, aby zapewnić odpowiedni poziom bezpieczeństwa danych osobowych użytkowników, z uwzględnieniem charakteru, zakresu, kontekstu i celów przetwarzania oraz ryzyka naruszenia praw lub wolności osób fizycznych.
W szczególności Administrator stosuje następujące środki bezpieczeństwa:
- techniczne zabezpieczenia infrastruktury serwerowej, w tym szyfrowanie transmisji danych (np. HTTPS/SSL),
- mechanizmy kontroli dostępu i autoryzacji dla osób upoważnionych do przetwarzania danych,
- regularne aktualizacje oprogramowania i systemów wykorzystywanych do obsługi Serwisu,
- procedury tworzenia kopii zapasowych oraz odtwarzania systemów po awarii,
- stosowanie zasad minimalizacji dostępu do danych oraz ograniczanie zakresu przetwarzanych informacji do niezbędnego minimum,
- szkolenia i podnoszenie świadomości personelu w zakresie ochrony danych osobowych i bezpieczeństwa informacji.
Mimo stosowania zaawansowanych zabezpieczeń nie istnieje system całkowicie wolny od ryzyka. W przypadku stwierdzenia naruszenia ochrony danych osobowych, które może powodować wysokie ryzyko naruszenia praw lub wolności osób fizycznych, Administrator podejmie działania przewidziane w RODO, w tym – jeśli będzie to wymagane – poinformuje osoby, których dane dotyczą, oraz właściwy organ nadzorczy.
9. Zmiany w polityce prywatności
Niniejsza Polityka prywatności może być okresowo aktualizowana w celu odzwierciedlenia zmian w zakresie przepisów prawa, stosowanych technologii, funkcjonalności Serwisu lub sposobów przetwarzania danych osobowych.
O istotnych zmianach w Polityce prywatności użytkownicy mogą zostać poinformowani w szczególności poprzez odpowiedni komunikat wyświetlany w Serwisie (np. w formie banera lub okna informacyjnego) lub poprzez wysłanie powiadomienia na adres e-mail, jeżeli użytkownik udostępnił go w ramach korzystania z Serwisu.
W każdym przypadku w Serwisie będzie publikowana aktualna wersja Polityki prywatności, z oznaczeniem daty ostatniej aktualizacji.
Data ostatniej aktualizacji: 26.01.2026 r.
10. Dane kontaktowe w sprawach prywatności
Wszelkie pytania, wnioski lub żądania związane z przetwarzaniem danych osobowych oraz realizacją praw wynikających z RODO można kierować do Administratora, korzystając z poniższych danych kontaktowych:
- E-mail: [email protected]
- Formularz kontaktowy: dostępny na stronie /contact-us/
- Adres korespondencyjny: zgodnie z informacjami wskazanymi w sekcji kontaktowej Serwisu.
W zgłoszeniu prosimy w miarę możliwości wskazać, jakiego prawa użytkownik chce skorzystać oraz jakiego procesu lub usługi dotyczy jego wniosek. Ułatwi to sprawne i rzetelne rozpatrzenie sprawy.
Jeśli chcesz dowiedzieć się więcej o naszych usługach, zapoznaj się z ofertą na stronach Usługi oraz Cennik, a w celu umówienia wizyty skorzystaj z wygodnego formularza na stronie Rezerwacja.
Skontaktuj się z nami